El concepto de activity-based working, donde el entorno de trabajo se adapta a las distintas actividades realizadas, surgió como propuesta para ahorrar espacio. Hoy en día, está detrás de un aumento de los espacios laborales de carácter flexible y colaborativo que, según los expertos, mejoran la productividad y bienestar de los empleados.
Mesas de ping pong, almuerzos saludables y comedores espaciosos bañados de luz natural. Pufs gigantes, zonas para el descanso o trabajo en equipo, salas de reunión en gamas tonales que alivien los ojos cansados. Los entornos de trabajo actuales son cada vez más distintos a las oficinas del pasado. Y su popularidad está al alza.
La típica oficina de hoy está organizada siguiendo el concepto de activity-based working (o AWB), según el cual ningún empleado es “dueño” de su mesa o puesto de trabajo. En su lugar, el entorno de trabajo pone a disposición de los empleados una variedad de zonas con muebles, iluminación y diseño diferentes. Si se adaptan a las tareas específicas que realiza el trabajador, estas configuraciones alternativas pueden facilitar el aprendizaje, la concentración, la colaboración y la relación entre compañeros.
Los espacios laborales modernos han cambiado mucho desde los años 90 cuando prevalecía un planteamiento económico que buscaba eliminar la sobrecapacidad, reducir los espacios y minimizar el gasto inmobiliario. En cualquier caso, aunque las ventajas del activity-based working son fáciles de analizar en cuanto al aprovechamiento del espacio, es más difícil cuantificar el impacto sobre la productividad y las personas.
Al principio, por falta de proyectos tipo AWB, los expertos en entornos de trabajo encontraban dificultades para demostrar las ventajas con datos tangibles. A menudo, los presupuestos de capital obviaban la investigación sobre los efectos del entorno físico en los empleados, dificultando que los clientes consiguiesen financiación para estudiar las oficinas una vez en funcionamiento y operación. Todo se tradujo en una falta de análisis sobre el impacto del entorno en la productividad y el bienestar.
A medida que se fueron implantando más proyectos AWB — motivados en un primer momento por las ventajas de albergar a más personas en espacios reducidos — los expertos pudieron cuantificar, valorar y mejorar estos entornos flexibles y colaborativos. Además, los empleados empezaron a compartir sus experiencias y opiniones, dejando claras las numerosas ventajas no-financieras de una estrategia innovadora.
Ganarse a las personas
El activity-based working no es la solución para todos los problemas del entorno laboral. Un edificio en sí no es capaz de cambiar comportamientos o impulsar la productividad. Según apuntan los estudios más recientes, el ABW es menos eficaz en equipos de trabajo que no requieren un alto nivel de movilidad. Incluso cuando es un planteamiento acertado, la inercia por parte del personal puede impedir cualquier aumento de productividad.
Es igual de importante preparar a las personas para el espacio, que adaptar el espacio para las personas. Si a los empleados se les presenta un entorno nuevo sin haber recibido formación previa, se comportarán igual que siempre. Es fundamental implantar procesos y formas de trabajo adecuados.
Son por tanto esenciales una adecuada formación y un programa meditado de gestión del cambio. Involucrar a los trabajadores facilita tanto ganarse su apoyo y ayuda a que adopten los nuevos comportamientos como modos de trabajo más eficientes. A largo plazo, también contribuye a captar y retener el talento.
Reflejar las marcas y las comunidades
Los promotores van incorporando nuevas ideas centrándose en los espacios comunes. Las zonas de recepción que sirven como espacios públicos dinámicos, ya son tendencia en la mayoría de mercados europeos; desde las oficinas, reconducen la mirada hacia el exterior, conectándolas con las comunidades locales.
También han surgido las “oficinas de marca”, espacios que reflejan la cultura y valores de una empresa a través de aspectos característicos como: pinturas murales, salas de reuniones poco convencionales, rótulos de vinilo o instalaciones digitales. Cada inquilino requiere un ambiente distinto. Por tanto, los promotores se ven cada vez más obligados a ofrecer al arrendatario actual un lienzo en blanco de la obra gris, el llamado núcleo y envolvente (Core and Shell).
Así, se permite personalizar los interiores con techos abiertos y espacios flexibles para el trabajo en equipo. Sin embargo, esta flexibilidad suele conllevar mayor gasto y plazos de ejecución más largos.
El nuevo normal
A medida que los millennials se vayan haciendo mayores, la flexibilidad y sentido de comunidad que ofrece el activity-based working se convertirán en elementos básicos para cualquier entorno de trabajo; no son privilegios reservados para ciertos equipos o niveles de la estructura empresarial.
Con el aumento de popularidad de estos espacios, si los promotores inmobiliarios quieren competir, no tienen otra opción que incorporar la infraestructura necesaria para responder a esta demanda.
En sus origines fue una medida para obtener valor añadido de los portfolios inmobiliarios pero el activity-based working ha abierto el camino a una nueva cultura de colaboración. Ayuda a captar y retener el talento de hoy y mañana; además, conlleva una mayor eficacia que se traduce directamente en valor para la empresa. Aceptar los espacios menos rígidos o poco convencionales ha dejado de ser una simple opción: el compromiso laboral depende de ello.