Das tätigkeitsorientierte Arbeiten als Raumsparkonzept. Der Grund für die aktuelle Zunahme flexibler, kollaborativer Arbeitsumgebungen ist, dass sie laut Experten die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern.
Tischtennisplatten, gesundes Mittagessen und luftige Kantinen mit Tageslicht. Sitzsäcke, Pausenbereiche und in geschmackvollen Farben gestrichene Besprechungsräume, die auf müde Augen eine wohltuende Wirkung haben. Die modernen Arbeitsplätze heben sich zunehmend von den Büros von früher ab. Und sie werden immer beliebter.
Der typische Bürogrundriss von heute basiert auf dem Konzept des „Activity-Based Working“, d. h. dem tätigkeitsorientierten Arbeiten, bei dem die Mitarbeiter nicht über einen ‘eigenen’ oder einen ihnen zugewiesenen Arbeitsplatz verfügen. Stattdessen bieten die Arbeitsräume den Mitarbeitern Bereiche mit unterschiedlichen Möbeln, unterschiedlicher Beleuchtung und unterschiedlichem Design für verschiedene Tätigkeiten. Die auf den spezifischen Aufgaben der Mitarbeiter basierenden Konfigurationen können dazu beitragen, dass Mitarbeiter besser lernen, sich besser konzentrieren und besser mit anderen zusammenarbeiten oder sich besser mit anderen treffen können.
Der moderne Arbeitsplatz hat sich seit dem ursprünglichen Konzept der 1990er Jahre enorm gewandelt. Dieses Konzept war in erster Linie wirtschaftsorientiert und zielte darauf ab, Überkapazitäten abzubauen sowie den Raumbedarf und die Immobilienkosten zu senken. Die Vorteile des tätigkeitsorientierten Arbeitens bezüglich des Raumbedarfs lassen sich leicht messen. Der Nutzen, den diese Form des Arbeitens für die Mitarbeiter und ihre Produktivität hat, ist dagegen schwerer zu quantifizieren.
Da es ursprünglich nur wenige dieser Konzepte gab, war es für Arbeitsplatzstrategen schwierig, die konkreten Vorteile mit harten Fakten zu belegen. Darüber hinaus werden Untersuchungen, wie sich der Arbeitsplatz auf die Mitarbeiter auswirkt, in vielen Fällen nicht vom Budget abgedeckt. Dies erschwerte es den Auftraggebern, die für Untersuchungen nach Bezug der Gebäude erforderlichen Finanzmittel aufzutreiben und so wurden die Auswirkungen der Arbeitsplätze auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter nicht ausreichend untersucht.
Nachdem – anfangs getrieben durch die wirtschaftlichen Vorteile, eine größere Anzahl von Menschen auf kleinerem Raum unterzubringen, – mehr und mehr Projekte eingeführt wurden, konnten die Experten diese kollaborativen, flexiblen Räume untersuchen, bewerten und weiter optimieren. Auch die Mitarbeiter begannen positives Feedback zu geben und zeigten damit, dass eine zukunftsorientierte Arbeitsplatzstrategie nicht nur finanzielle, sondern auch andere Vorteile mit sich bringt.
Die Mitarbeiter vorbereiten
Das tätigkeitsorientierte Arbeiten ist nicht die Lösung aller Arbeitsprobleme. Ein Gebäude allein führt nicht zu einer Veränderung des Verhaltens oder einer höheren Produktivität. Die Forschung zeigt, dass tätigkeitsorientiertes Arbeiten bei Teams, die kein hohes Maß an Mobilität in der Büroumgebung benötigen, nicht so wirkungsvoll ist. Selbst in Umgebungen, die sich für tätigkeitsorientiertes Arbeiten eignen, können Produktivitätssteigerungen durch die „Trägheit“ der Mitarbeiter vereitelt werden.
Die Mitarbeiter auf den Raum vorzubereiten ist dabei ebenso wichtig wie den Raum auf die Mitarbeiter vorzubereiten. Werden die Mitarbeiter ohne Schulung einfach mit einer neuen Umgebung konfrontiert, dann verhalten sie sich auch weiterhin so, wie sie es immer getan haben. Die Einführung der richtigen Abläufe und Verhaltensweisen spielt hier eine entscheidende Rolle.
Bildung und ein durchdachtes, fokussiertes Change Management Programm sind von wesentlicher Bedeutung. Die Einbeziehung der Belegschaft trägt dazu bei, die Herzen und den Verstand der Mitarbeiter zu gewinnen und hilft den Mitarbeitern, neue Arbeitsmethoden und Verhaltensweisen schneller anzunehmen. Dies trägt langfristig auch dazu bei, neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehendes Personal an sich zu binden.
Marken und Gemeinschaften reflektieren
Die Bauträger ergänzen auch neue Merkmale und legen besonderen Schwerpunkt auf Gemeinschaftsräume. In den meisten europäischen Märkten zeichnet sich der Trend ab, dass der Empfangsbereich als lebendiger, öffentlicher Raum fungiert. Dadurch konzentrieren sich die Arbeitsplätze stärker nach außen und werden mit einer größeren Gemeinschaft verbunden.
Daneben stellt man eine Verlagerung hin zu den sogenannten Branded Offices fest, d. h. Büroflächen, die von einem Anbieter nach einem bestimmten Konzept betrieben werden, wobei die Räume die Kultur und die Werte einer Organisation widerspiegeln – von der Wandkunst und sonderbaren Besprechungsräumen bis zu Vinylgrafiken und digitalen Installationen. Verschiedene Mieter fordern ein unterschiedliches Look-and-Feel. Damit steigt die Nachfrage nach Bauträgern, die Räume für moderne Mieter bieten, die die Gestaltungsfreiheit eines Rohbaus bevorzugen.
Diese Räume ermöglichen bei der Innenausstattung stärker auf die Kunden zugeschnittene Lösungen, wie zum Beispiel offene Decken und flexible Räume für die Teamarbeit. Man könnte zwar eigentlich das Gegenteil annehmen, aber diese Flexibilität ist in der Regel mit höheren Kosten und potenziell längeren Lieferzeiten verbunden.
Die neue Normalität
In einer Zeit, in der die Millennium-Generation volljährig wird, sind die Flexibilität und der Gemeinschaftssinn des tätigkeitsorientierten Arbeitens eine Grunderwartung an den Arbeitsplatz und gelten nicht länger als Privileg für bestimmte Teams oder Managementebenen.
Die zunehmende Popularität dieser Arbeitswelten lässt den Bauträgern wenig andere Wahl als die für diese Anforderungen benötigte Infrastruktur in ihre Gebäude zu integrieren, um so wettbewerbsfähig zu bleiben.
War das tätigkeitsorientierte Arbeiten ursprünglich nur ein Mittel, um Mehrwert aus bestehenden gewerblichen Immobilienportfolios zu quetschen, so läutet es inzwischen eine neue Kultur der Zusammenarbeit ein. Das tätigkeitsorientierte Arbeiten zieht nicht nur jetzt und in Zukunft neue Mitarbeiter an und sorgt für Mitarbeiterbindung, es fördert auch die Effizienz und bietet dadurch stetigen Mehrwert. Weniger starre, etwas unkonventionellere Büroumgebungen sind nicht länger optional – sie sind die Voraussetzung für den Einsatz ihrer Mitarbeiter.